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2021.06.28 マネージメント

仕組み化とは?

「仕組み」とは、自社独自の再現性のある仕事のやり方。

そして、「仕組み化(仕組みづくり)」とは、自社独自の再現性のある仕事のやり方を創っていくこと。

生活の中では良い習慣を続ければ、自然と上手くいくようになります。会社の中もこれと同じで、社内に良い習慣、つまり、良い仕組みがあれば自動的にうまくいくようになるのです。

1.仕組み化とは?

まず、仕組み化とは何か? ”仕組み化=属人化しないこと。”更に、仕組みとは、「自社独自の再現性のある仕事のやり方」

まず、「自社独自」ということ。仕組みは自社の独自性があるほど競争優位につながり、会社としての強さにつながります。たとえば、優秀な人を採用する仕組み、成約率が高い営業の仕組み、経営理念を共有する仕組み等です。これらは各社ごとに独自のものであり、会社の業績に直結する大事な仕組みといえます。

次に、「再現性のある」ということ。創業ステージ、成長初期ステージの会社においては経営者の能力が非常に高い、または優秀な社員が入社してきたからという理由で、会社が一気に成長することがあります。しかしそれはたまたま社長の能力が高いから、または、たまたま優秀な社員が入社してきたから成長できたのであって、再現性があるとは言えません。

生活の中では良い習慣を続ければ、自然と上手くいくようになります。会社の中もこれと同じで、社内に良い習慣、つまり、良い仕組みがあれば自動的にうまくいくようになるのです。

というわけで、まとめますと、「仕組み」とは、自社独自の再現性のある仕事のやり方、

そして、「仕組み化(仕組みづくり)」とは、自社独自の再現性のある仕事のやり方を創っていくこと、という意味になります。

2.仕組み化のメリット

  • 事業のスケールアップ

経営を仕組み化することで、事業の飛躍的なスケールアップが可能になります。たとえば、店舗ビジネスでいえば、チェーン店化が可能になります。店舗の運営を仕組み化すれば、社長でなくても店舗を運営できるようになります。そうすることで初めて、2店舗目、3店舗目と増やしていけるのです。また、店舗ビジネス以外でも、仕組み化することによって、業務が整理され、経営者は単に毎日忙しく働くだけではなく、本当に重要な仕事に時間を使うことが出来ます。

 

  • 担当が交代しても困らない

成長企業や中小企業にありがちなのが、業務のブラックボックス化です。すなわち、その業務を担当している人にしか、業務内容がわからない、という状態です。そうなると、その人が休んでしまったり、辞めてしまったりすると業務が止まってしまいます。これは会社にとって大きな損失と言えるでしょう。仕組み化を行うと、業務の再現性が高まり他の人でもその業務を担当出来るようになります。

 

  • 社長の自由時間増加

大半の中小企業の社長は、自分自身がプレイヤー(職人)として働いており、経営者としての仕事を十分にできていません。その原因は会社が仕組み化されておらず、社長にしかできない仕事がたくさんあるからです。仕組み経営では、経営者の仕事を分解し、仕組み化することで経営者が経営に取り組める時間を増やすことが出来ます。

 

  • 休暇を取れるようになる

仕組み化によって、業務のブラックボックス化が無くなります。そのため、その人でなくても回せる業務が増えるため、社長や社員は休暇を取りやすくなります。

 

  • 業務改善が可能

仕組み化を進めることで、改善が可能になります。社員みんなが属人的な仕事のやり方をしているのでは、改善が出来ているのかどうかも分かりません。”このやり方でやろう” という仕事のやり方が決まれば、生まれる成果も決まってきます。そうなって初めて、もっと成果を上げるためにはどういうやり方にすればいいのか?という議論が出来るのです。

3.会社はすべて仕組み

会社はすべて仕組みで成り立っていますが、いや、会社は人で成り立っている。企業は人なりだ。と反論されるかも知れません。しかし、実際には、”人が仕組みを創り、仕組みが会社を動かしている”のです。

ここで会社は生き物であると考えてみましょう。実際、会社というのは正しく創られれば、それ自体が生きている生き物であるかのように機能します。たとえば、私たち人間は生き物であり、”仕組み”で成り立っています。考える仕組みを持った”脳”、消化する仕組みを持った”胃や腸”、歩くための仕組みを持った”足”、というように。これら単体では、何の役にも立ちませんが、複数の仕組みが合わさることによって人間の身体が創られ、私たちが生きていくことが出来ます。

これと同じように、会社も様々な機能を持った仕組みで成り立っています。たとえば、営業、財務、マーケティング、ブランド、などです。これらすべてが効率的に合わさること、会社の運営が成功します。

私たちの身体も仕組みで成り立っています。心臓が問題なくても肝臓の調子が悪ければ、健康とは言えません。ひとつの仕組みの調子が悪ければ、致命的です。

会社も同じであり、どこかひとつだけが強くても、全体を見たときには不十分であり、どこかひとつの弱みが全体にも影響を及ぼします。社内のあらゆる仕組みは影響しあっている、と理解することが経営者に必要な考え方です。

4.良い仕組みとは?

世の中のすべての会社には既に仕組みが存在します。たとえば、うちはこういう営業のやり方をやっている、会議はこういうやり方でやっている、というように、意図的にしろ、偶発的にしろ、既に出来上がった仕組みがあるものです。

問題は、それが望む成果を出しているかどうか?です。その仕組みが良い仕組みかどうかの唯一の判断基準は、その仕組みが会社の理念に沿っているものかどうか?ということです。

あらゆる仕組みというのは、何かしらの目的があって作られます。たとえば、人事の仕組みの目的は、良い人を採用したり、活躍できる環境を作ったりすることです。では、さらに考えて、良い人を採用したり、活躍できる環境を作ったりすることの目的は何かというと、会社の長期的な目標を実現することです。では会社の長期的な目標を実現することの目的は何かというと、会社のミッションやビジョンを実現することになります。

こんな感じで、会社のすべての仕組みは自社の理念につながっている必要があるわけです。

清水直樹

人生100年時代

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